Vgs? soron azt szeretnnk, hogy mindenki tudjon mindent.
Ez a feladat nagy s nemes. s mint ltalban a nagy s nemes feladatok, nehezen megfoghat, s termszetesen szmtalan buktatt rejt. Remlem, hogy az albbi tanulmny segt kicsit knnyebben megfogni a feladatot, illetve felhvja a figyelmet az elkvethet? hibkra s j alternatvkat ad a megoldsukra.
Azt olvastam egy okos knyvben, hogy rdemes egy rvid bemutatkozst is tenni a cikk elejre, hogy bartsgosabbnak, egyttal hitelesnek t?njn az rs :)
gy engedd meg, hogy bemutatkozzam - P. Tth Andrs vagyok, ezen cikk rsakor kilencedig ve foglalkozom hallgatk informlsval. A BME mrnk-informatikus szakn szmos olyan szerepet tltttem be, ahol a feladatom annyi volt, hogy minden rintetthez minden informci id?ben eljusson.
Hrom vvel ezel?tt egyike lehettem azoknak, akik az egyetemielet.hu hrlevelet alaptottk (amit ma mr tbb, mint 7000-ren olvasnak) - ez tovbbi gondolatokkal, lmnyekkel b?vtette a ltkrmet. Ennek megfelel?en az itt lertak sokkal inkbb tapasztalat jelleg?ek, mint terik.
A felhalmozott tapasztalatnak, tudsnak azonban nem sok rtelme van, gy arra gondoltam, hogy megprblom sszefoglalni nhny tanulmnyban, ami ebben a tmban a fejemben van s eljuttatni azokhoz, akik most kerlnek abba a helyzetbe, ahol n voltam veken t. Remlem j kezekbe kerl, hasznt veszed s akr kiegsztve tovbb is adod majd.
Lssunk is neki :)
A “Ki fogja ezt egyltaln megnzni?” honlap problma
Egy nagyon klnleges lmnyben volt rszem nemrgen - megltogatott a kollgiumban egy lny, aki annak idejn a gimnziumban volt osztlytrsam. Mivel aznap nem jutott mg netkzelbe, lelt a szmtgp mell, majd a levelei tfutsa utn elltogatott t (azaz 5) klnbz? egyetemi honlapra. “Ht, egyik sem frisslt tegnap ta” - sommzta a tanulsgot.
Szerintem nem vrhat el minden hallgattl, hogy az n lelkes osztlytrsamhoz hasonlan minden nap minden honlapot megnzzen, ami valami fontos informcit tartalmazhat.
Kibrndt rzs, amikor jszakba nylan rkat tltnk egy honlap frisstsvel, majd a kvetkez? hten rtetlen arcok fogadnak, amikor a felvitt az informcira prblunk hivatkozni.
- “Nem nztem a honlapot egy ideje”.
- “Nem is tudtam, hogy van ilyen honlap”.
sszefoglalva - az egyik feladat, hogy rtestennk kell az informci clkznsgt (kldennk egy e-mail-t) arrl, hogy j informci vlt elrhet?v (frisslt a honlap).
A “Hogyan rjnk el mindenkit?” problma
A plakt nem hatkony, el?adsokon, szban hirdetni macers s id?ignyes, a honlapot nem nzik minden nap - kzenfekv? megolds az e-mail.
2007-ben, amikor ezt a cikket rom, azt hiszem mr nem mersz kijelents, hogy minden fels?oktatsi hallgatnak van e-mail cme, amit, ha nem is naponta, de legalbb hetente nz. Ennek megfelel?en induljunk ki abbl, hogy levelez?listt fogunk kszteni, ehhez kell e-mail cmeket szereznnk.
Felmerl a krds: hogyan fogjuk mindenki e-mail cmt megszerezni?
Az egyik lehet?sg, hogy elkrjk a dkni hivataltl / brmilyen msik forrstl, aki rendelkezik a hallgatk e-mail cmvel. Ez sokkal sokkal problmsabb, mint aminek els? pillanatban t?nik - az emberek egy rsze kifejezetten rosszul viseli, ha “krs nlkl” felrjk egy levelez?listra, van, akinek tbb e-mail cme van s msikat adna meg szvesen levelez?listhoz stb. Ez a lehet?sg egy egyenes t a tmeges leiratkozsok s a panaszos e-mail-ek hadhoz.
Egy msik lehet?sg, hogy a levelez?listra trtn? feliratkozs lehet?sgt publikuss tesszk.
Els? tlet, hogy a beiratkozson, vagy egy ltogatott el?adson felrjuk a tblra, hogy “itt van ez a weboldal cm, itt tudsz feliratkozni”, vagy “erre az e-mail cmre kldj egy ilyen s ilyen tartalm levelet”.
A hallgatk lustasgt figyelembe vve ennl ugyan munksabb, de sokkal hatkonyabb megolds, ha egyszer?en krbeadunk nhny paprlapot, amikre mindenki felrhatja az e-mail cmt. Ha tbb levelez?listt csinlunk (lsd ks?bb), akkor nhny plusz oszlopban x-ekkel jellheti, hogy mely listkra szeretne feliratkozni.
Prblkoztunk azzal, hogy laptop-okat adunk krbe, vagy ott helyben valaki egy laptop-on rgzti a cmeket, hogy ezzel megsproljuk a paprrl elektronikus formba trtn? bevitelt. Mindkt prblkozs egyel?re tlsgosan lassnak bizonyult.
Egy apr technikai trkk - rdemes kihangslyozni, akr minden lapra egy plda-e-mail-cm-felrs segtsgvel, hogy csak NAGY NYOMTATOTT BET?KET hasznljanak, klnben szinte lehetetlen a rgzts.
Az e-mail cmek gy?jtst rdemes az els?sknl kezdeni, egyrszt beiratkozson mindenkinek ott kell lennie, msrszt ?k mg szvesen megadjk a cmket. Informcihinyban szenvednek s hlsak a segtsgrt. A fels?bbveseket nehezebb elrni, nehezebb megfogni. De nhny v alatt a mostani els?skb?l is fels?bbves lesz :)
sszefoglalva - ssze kell szednnk az e-mail cmeket, az els?skt?l kezdve, legegyszer?bb, ha papron.
A “Mir?l legyen sz?” levelez?lista problma
Ha egy helyre eresztnk 20-50-100-500 embert egy levelez?listn, mi trtnik? A trsasg egy rsze elkezdi azt kommuniklni, ami neki fontos.
- “Hol lehet olcsn jegyzetet fnymsolni?”
- “Kiad albrlet az egyetemhez kzel”
- “Bulit rendeznk, gyertek”
- “Ne haragudjatok, nem hiszek az ilyenekben, de htha mgis - megltogat a szerencse, ha tovbbkldd 10 ismer?stknek”
- “Dikigazolvny rvnyests szeptember 15-t?l”
Mit tesz az a hallgat, aki nem akar bulizni, csak az egyetemi tudnivalk miatt iratkozott fel? Bosszankodik, kzd az informcitengerrel, naponta 5-10 e-mail-t trl. Rosszabb esetben leiratkozik.
Mi trtnik az informcival, amit a kzlet szervez?i prblnak eljuttatni a hallgatkhoz? Elvsz a zajban.
Tbb ton is elindulhatunk a megolds fel. Az egyik, hogy tbb levelez?listt hozunk ltre. Mire figyeljnk?
- vfolyamonknt egyet a tanulmnyoknak (pl. info2007@valami.hu) s egyet minden msnak (duma2007@valami.hu). Az info@ listra szinte mindenki feliratkozik, a duma listra ltalban a hallgatk fele.
- Ezek a levelez?listk nyitottak, teht minden feliratkozott rhat r.
- Ha a tma elkalandozna info@ listn, nem rt egy tks modertor, aki t tudja kldeni a vitatkozkat duma@ listra.
- Ha a karon bell tbb szak ltezik, er?stheti a szakok kztti kapcsolatot, ha a duma@ listjuk kzs.
Egy msik t a megolds fel, ha “hrlevl-levelez?listkat” hozunk ltre, akr az eddigiek kiegsztseknt. Ebben az esetben az informciramls egyirny (kzleti szervez?k –> hallgatk). Ilyen lehet pl. egy HK Hrek, egy szakkollgiumi hrlevl stb. Gyakori, hogy ezek a hrlevelek a sajt feliratkozi tboruk mellett nhny msik levelez?lista vendgszeretett is lvezik, pldul ha a HK Hrek er?sen sszefgg a tanulmnyokkal, akkor az sszes vfolyam info@ levlistjra is kikldjk.
sszefoglalva - clszer? tbb levelez?listt ltrehozni, tma szerinti bontsban. A tma azt is meghatrozza, hogy levelez?listrl vagy hrlevlr?l beszlnk.
Az “Utols pillanatban” problma
Ha rendeztl mr kari bulit, akkor tudod, hogy ezer apr dologra kell figyelni. Id?pont, helyszn, beengeds, bf, zene, program, meghirdets. Hopp! Persze, nem vletlenl kerlt a legutols helyre a sorban a “meghirdets”, hiszen ahhoz, hogy meg tudjuk hirdetni, tudni kell az id?pontot, a helysznt, hogy mi lesz a program stb. s a legfontosabb, azaz hogy az informci eljusson az emberekhez, hogy “gyertek, buli lesz”, bizony nem ritkn csak nhny nappal a rendezvny el?tt trtnik meg.
Meglep?en sokan lnek naptr-fgg?sgben. Brmit is rendeznk, az egyik legfontosabb, hogy j el?re (legalbb 1-2 httel a buli el?tt) be tudjuk foglalni a helyet mindenki naptrban, tudatban. A rszletek nyugodtan jhetnek ks?bb.
sszefoglalva - j el?re rtestsnk mindenkit a rendezvnyekr?l, az sem baj, ha csak id?pontot tudnak s a rszleteket csak ks?bb csepegtetjk.
A rendszeressg problma
Azt mondjk, hogy minden j kapcsolat, legyen az barti, zleti, akkor j, ha olyan, mint egy j hzassg. Nem telnek gy el hetek, hnapok gy, hogy nem tudunk egymsrl semmit. Valamekkora id?kznknt felvesszk egymssal a kapcsolatot, akr csak egy j sztori, egy apr figyelmessg, vagy csak nhny j sz erejig.
A rendszeressg nyugalmat hoz egy kapcsolatba. J tudni, hogy minden htf?n hrt kapok a tanulmnyi gyekr?l, minden hnap elejn jnnek az sszegy?jttt llsajnlatok, minden cstrtkn ajnl a kvetkez? kt ht kzleti s szakmai rendezvnyeir?l.
Milyen gyakran rjunk? Ez karonknt eltr? lehet. Van, ahol hetenknt sszegy?lik elegend? kommuniklni val, van, ahol kthetenknt, van, ahol csak hnaponknt. Sokat segtenek az klszablyok (pl. minden hten htf?n, minden h els? cstrtkn) s az ennek megfelel? naptrbejegyzsek.
De mir?l rjunk ennyit? Informci mindig van, ahol emberek azrt dolgoznak, hogy msoknak j legyen. Az is informci, ha valami volt (pl. sikerrel lezajlott egy rendezvny, me a kpek), ha valami lesz (pl. jn a vizsgaid?szak, erre s erre figyeljetek), vagy ha valami pp folyamatban van (pl. nagy er?kkel dolgozunk az sztndjtbln, kszl a kar standja az Educatio-ra). Vannak lland informcik is (fogadrk, elrhet?sgek, informcis csatornk ajnli).
De nem vlaszol a hrlevlre senki? Igen, a tjkoztats egy ilyen bicikli, az e-mail-es tjkoztats pedig mginkbb ilyen. Az emberek elolvassk s tudomsul veszik. s br nem rjk, de ltjk s rlnek neki, hogy vagyunk, hogy dolgozunk rtk, hogy tr?dnk velk. Ez is fontos.
sszefoglalva - prbljunk rendszeressget vinni a kommunikciba. Segtenek a knnyen megjegyezhet? id?pontok, illetve az informci bontsa mi-volt / mi-lesz / mi-van-folyamatban / lland-informcik szintjn.
Az “Akkor a kommunikcirt, legyen mondjuk, X a felel?s” problma
“Akkor a kommunikcirt, legyen mondjuk, X a felel?s” - hangzik el egy lsen, ahol mindenki megkapja a terletet, amivel egsz vben foglalkoznia kell. s szegny X, nekilt s kzd. Egyedl, mint a Rambo III. Sajnos nagy az esly, hogy a tizedik honlapfrissts s a huszadik eredmnytelen “rd meg, hogy mivel foglalkoztl az elmlt hnapban, hogy legyen anyag a hrlevlbe” krs utn elmegy a kedve az egszt?l.
A kulcssz ebben az esetben a “csapat”. Lehet kt ember, akik tudjk tmogatni, motivlni egymst. Lehet csak egy ember, aki kap egy id?szeletet minden hnap els? lsn, hogy ott a csapattal egytt szedje ssze a hreket. Lehet vetsforg - a felel?s mell beosztunk egy segd-szerkeszt?t, minden hnapban mst s mst.
sszefoglalva - csapat, csapat, csapat.
Els?re ennyit.