V�gs? soron azt szeretn�nk, hogy mindenki tudjon mindent.

Ez a feladat nagy �s nemes. �s mint �ltal�ban a nagy �s nemes feladatok, nehezen megfoghat�, �s term�szetesen sz�mtalan buktat�t rejt. Rem�lem, hogy az al�bbi tanulm�ny seg�t kicsit k�nnyebben megfogni a feladatot, illetve felh�vja a figyelmet az elk�vethet? hib�kra �s j� alternat�v�kat ad a megold�sukra.

Azt olvastam egy okos k�nyvben, hogy �rdemes egy r�vid bemutatkoz�st is tenni a cikk elej�re, hogy bar�ts�gosabbnak, egy�ttal hitelesnek t?nj�n az �r�s :)

�gy engedd meg, hogy bemutatkozzam - P. T�th Andr�s vagyok, ezen cikk �r�sakor kilencedig �ve foglalkozom hallgat�k inform�l�s�val. A BME m�rn�k-informatikus szak�n sz�mos olyan szerepet t�lt�ttem be, ahol a feladatom annyi volt, hogy minden �rintetthez minden inform�ci� id?ben eljusson.

H�rom �vvel ezel?tt egyike lehettem azoknak, akik az egyetemielet.hu h�rlevelet alap�tott�k (amit ma m�r t�bb, mint 7000-ren olvasnak) - ez tov�bbi gondolatokkal, �lm�nyekkel b?v�tette a l�t�k�r�met. Ennek megfelel?en az itt le�rtak sokkal ink�bb tapasztalat jelleg?ek, mint te�ri�k.

A felhalmozott tapasztalatnak, tud�snak azonban nem sok �rtelme van, �gy arra gondoltam, hogy megpr�b�lom �sszefoglalni n�h�ny tanulm�nyban, ami ebben a t�m�ban a fejemben van �s eljuttatni azokhoz, akik most ker�lnek abba a helyzetbe, ahol �n voltam �veken �t. Rem�lem j� kezekbe ker�l, haszn�t veszed �s ak�r kieg�sz�tve tov�bb is adod majd.

L�ssunk is neki :)

A “Ki fogja ezt egy�ltal�n megn�zni?” honlap probl�ma

Egy nagyon k�l�nleges �lm�nyben volt r�szem nemr�gen - megl�togatott a koll�giumban egy l�ny, aki annak idej�n a gimn�ziumban volt oszt�lyt�rsam. Mivel aznap nem jutott m�g netk�zelbe, le�lt a sz�m�t�g�p mell�, majd a levelei �tfut�sa ut�n ell�togatott �t (azaz 5) k�l�nb�z? egyetemi honlapra. “H�t, egyik sem friss�lt tegnap �ta” - somm�zta a tanuls�got.

Szerintem nem v�rhat� el minden hallgat�t�l, hogy az �n lelkes oszt�lyt�rsamhoz hasonl�an minden nap minden honlapot megn�zzen, ami valami fontos inform�ci�t tartalmazhat.

Ki�br�nd�t� �rz�s, amikor �jszak�ba ny�l�an �r�kat t�lt�nk egy honlap friss�t�s�vel, majd a k�vetkez? h�ten �rtetlen arcok fogadnak, amikor a felvitt az inform�ci�ra pr�b�lunk hivatkozni.
- “Nem n�ztem a honlapot egy ideje”.
- “Nem is tudtam, hogy van ilyen honlap”.

�sszefoglalva - az egyik feladat, hogy �rtes�ten�nk kell az inform�ci� c�lk�z�ns�g�t (k�lden�nk egy e-mail-t) arr�l, hogy �j inform�ci� v�lt el�rhet?v� (friss�lt a honlap).

A “Hogyan �rj�nk el mindenkit?” probl�ma

A plak�t nem hat�kony, el?ad�sokon, sz�ban hirdetni macer�s �s id?ig�nyes, a honlapot nem n�zik minden nap - k�zenfekv? megold�s az e-mail.

2007-ben, amikor ezt a cikket �rom, azt hiszem m�r nem mer�sz kijelent�s, hogy minden fels?oktat�si hallgat�nak van e-mail c�me, amit, ha nem is naponta, de legal�bb hetente n�z. Ennek megfelel?en induljunk ki abb�l, hogy levelez?list�t fogunk k�sz�teni, ehhez kell e-mail c�meket szerezn�nk.

Felmer�l a k�rd�s: hogyan fogjuk mindenki e-mail c�m�t megszerezni?

Az egyik lehet?s�g, hogy elk�rj�k a d�k�ni hivatalt�l / b�rmilyen m�sik forr�st�l, aki rendelkezik a hallgat�k e-mail c�m�vel. Ez sokkal sokkal probl�m�sabb, mint aminek els? pillanatban t?nik - az emberek egy r�sze kifejezetten rosszul viseli, ha “k�r�s n�lk�l” fel�rj�k egy levelez?list�ra, van, akinek t�bb e-mail c�me van �s m�sikat adna meg sz�vesen levelez?list�hoz stb. Ez a lehet?s�g egy egyenes �t a t�meges leiratkoz�sok �s a panaszos e-mail-ek had�hoz.

Egy m�sik lehet?s�g, hogy a levelez?list�ra t�rt�n? feliratkoz�s lehet?s�g�t publikuss� tessz�k.

Els? �tlet, hogy a beiratkoz�son, vagy egy l�togatott el?ad�son fel�rjuk a t�bl�ra, hogy “itt van ez a weboldal c�m, itt tudsz feliratkozni”, vagy “erre az e-mail c�mre k�ldj egy ilyen �s ilyen tartalm� levelet”.

A hallgat�k lustas�g�t figyelembe v�ve enn�l ugyan munk�sabb, de sokkal hat�konyabb megold�s, ha egyszer?en k�rbeadunk n�h�ny pap�rlapot, amikre mindenki fel�rhatja az e-mail c�m�t. Ha t�bb levelez?list�t csin�lunk (l�sd k�s?bb), akkor n�h�ny plusz oszlopban x-ekkel jel�lheti, hogy mely list�kra szeretne feliratkozni.

Pr�b�lkoztunk azzal, hogy laptop-okat adunk k�rbe, vagy ott helyben valaki egy laptop-on r�gz�ti a c�meket, hogy ezzel megsp�roljuk a pap�rr�l elektronikus form�ba t�rt�n? bevitelt. Mindk�t pr�b�lkoz�s egyel?re t�ls�gosan lass�nak bizonyult.

Egy apr� technikai tr�kk - �rdemes kihangs�lyozni, ak�r minden lapra egy p�lda-e-mail-c�m-fel�r�s seg�ts�g�vel, hogy csak NAGY NYOMTATOTT BET?KET haszn�ljanak, k�l�nben szinte lehetetlen a r�gz�t�s.

Az e-mail c�mek gy?jt�s�t �rdemes az els?s�kn�l kezdeni, egyr�szt beiratkoz�son mindenkinek ott kell lennie, m�sr�szt ?k m�g sz�vesen megadj�k a c�m�ket. Inform�ci�hi�nyban szenvednek �s h�l�sak a seg�ts�g�rt. A fels?bb�veseket nehezebb el�rni, nehezebb megfogni. De n�h�ny �v alatt a mostani els?s�kb?l is fels?bb�ves lesz :)

�sszefoglalva - �ssze kell szedn�nk az e-mail c�meket, az els?s�kt?l kezdve, legegyszer?bb, ha pap�ron.

A “Mir?l legyen sz�?” levelez?lista probl�ma

Ha egy helyre ereszt�nk 20-50-100-500 embert egy levelez?list�n, mi t�rt�nik? A t�rsas�g egy r�sze elkezdi azt kommunik�lni, ami neki fontos.

- “Hol lehet olcs�n jegyzetet f�nym�solni?”
- “Kiad� alb�rlet az egyetemhez k�zel”
- “Bulit rendez�nk, gyertek”
- “Ne haragudjatok, nem hiszek az ilyenekben, de h�tha m�gis - megl�togat a szerencse, ha tov�bbk�ld�d 10 ismer?s�t�knek”
- “Di�kigazolv�ny �rv�nyes�t�s szeptember 15-t?l”

Mit tesz az a hallgat�, aki nem akar bulizni, csak az egyetemi tudnival�k miatt iratkozott fel? Bosszankodik, k�zd az inform�ci�tengerrel, naponta 5-10 e-mail-t t�r�l. Rosszabb esetben leiratkozik.

Mi t�rt�nik az inform�ci�val, amit a k�z�let szervez?i pr�b�lnak eljuttatni a hallgat�khoz? Elv�sz a zajban.

T�bb �ton is elindulhatunk a megold�s fel�. Az egyik, hogy t�bb levelez?list�t hozunk l�tre. Mire figyelj�nk?

• �vfolyamonk�nt egyet a tanulm�nyoknak (pl. info2007@valami.hu) �s egyet minden m�snak (duma2007@valami.hu). Az info@ list�ra szinte mindenki feliratkozik, a duma list�ra �ltal�ban a hallgat�k fele.
• Ezek a levelez?list�k nyitottak, teh�t minden feliratkozott �rhat r�.
• Ha a t�ma elkalandozna info@ list�n, nem �rt egy t�k�s moder�tor, aki �t tudja k�ldeni a vitatkoz�kat duma@ list�ra.
• Ha a karon bel�l t�bb szak l�tezik, er?s�theti a szakok k�z�tti kapcsolatot, ha a duma@ list�juk k�z�s.

Egy m�sik �t a megold�s fel�, ha “h�rlev�l-levelez?list�kat” hozunk l�tre, ak�r az eddigiek kieg�sz�t�sek�nt. Ebben az esetben az inform�ci��raml�s egyir�ny� (k�z�leti szervez?k –> hallgat�k). Ilyen lehet pl. egy H�K H�rek, egy szakkoll�giumi h�rlev�l stb. Gyakori, hogy ezek a h�rlevelek a saj�t feliratkoz�i t�boruk mellett n�h�ny m�sik levelez?lista vend�gszeretet�t is �lvezik, p�ld�ul ha a H�K H�rek er?sen �sszef�gg a tanulm�nyokkal, akkor az �sszes �vfolyam info@ levlist�j�ra is kik�ldj�k.

�sszefoglalva - c�lszer? t�bb levelez?list�t l�trehozni, t�ma szerinti bont�sban. A t�ma azt is meghat�rozza, hogy levelez?list�r�l vagy h�rlev�lr?l besz�l�nk.

Az “Utols� pillanatban” probl�ma

Ha rendezt�l m�r kari bulit, akkor tudod, hogy ezer apr� dologra kell figyelni. Id?pont, helysz�n, beenged�s, b�f�, zene, program, meghirdet�s. Hopp�! Persze, nem v�letlen�l ker�lt a legutols� helyre a sorban a “meghirdet�s”, hiszen ahhoz, hogy meg tudjuk hirdetni, tudni kell az id?pontot, a helysz�nt, hogy mi lesz a program stb. �s a legfontosabb, azaz hogy az inform�ci� eljusson az emberekhez, hogy “gyertek, buli lesz”, bizony nem ritk�n csak n�h�ny nappal a rendezv�ny el?tt t�rt�nik meg.

Meglep?en sokan �lnek napt�r-f�gg?s�gben. B�rmit is rendez�nk, az egyik legfontosabb, hogy j� el?re (legal�bb 1-2 h�ttel a buli el?tt) be tudjuk foglalni a helyet mindenki napt�r�ban, tudat�ban. A r�szletek nyugodtan j�hetnek k�s?bb.

�sszefoglalva - j� el?re �rtes�ts�nk mindenkit a rendezv�nyekr?l, az sem baj, ha csak id?pontot tudnak �s a r�szleteket csak k�s?bb csepegtetj�k.

A rendszeress�g probl�ma

Azt mondj�k, hogy minden j� kapcsolat, legyen az bar�ti, �zleti, akkor j�, ha olyan, mint egy j� h�zass�g. Nem telnek �gy el hetek, h�napok �gy, hogy nem tudunk egym�sr�l semmit. Valamekkora id?k�z�nk�nt felvessz�k egym�ssal a kapcsolatot, ak�r csak egy j� sztori, egy apr� figyelmess�g, vagy csak n�h�ny j� sz� erej�ig.

A rendszeress�g nyugalmat hoz egy kapcsolatba. J� tudni, hogy minden h�tf?n h�rt kapok a tanulm�nyi �gyekr?l, minden h�nap elej�n j�nnek az �sszegy?jt�tt �ll�saj�nlatok, minden cs�t�rt�k�n aj�nl� a k�vetkez? k�t h�t k�z�leti �s szakmai rendezv�nyeir?l.

Milyen gyakran �rjunk? Ez karonk�nt elt�r? lehet. Van, ahol hetenk�nt �sszegy?lik elegend? kommunik�lni val�, van, ahol k�thetenk�nt, van, ahol csak h�naponk�nt. Sokat seg�tenek az �k�lszab�lyok (pl. minden h�ten h�tf?n, minden h� els? cs�t�rt�k�n) �s az ennek megfelel? napt�rbejegyz�sek.

De mir?l �rjunk ennyit? Inform�ci� mindig van, ahol emberek az�rt dolgoznak, hogy m�soknak j� legyen. Az is inform�ci�, ha valami volt (pl. sikerrel lezajlott egy rendezv�ny, �me a k�pek), ha valami lesz (pl. j�n a vizsgaid?szak, erre �s erre figyeljetek), vagy ha valami �pp folyamatban van (pl. nagy er?kkel dolgozunk az �szt�nd�jt�bl�n, k�sz�l a kar standja az Educatio-ra). Vannak �lland� inform�ci�k is (fogad��r�k, el�rhet?s�gek, inform�ci�s csatorn�k aj�nl�i).

De nem v�laszol a h�rlev�lre senki? Igen, a t�j�koztat�s egy ilyen bicikli, az e-mail-es t�j�koztat�s pedig m�gink�bb ilyen. Az emberek elolvass�k �s tudom�sul veszik. �s b�r nem �rj�k, de l�tj�k �s �r�lnek neki, hogy vagyunk, hogy dolgozunk �rt�k, hogy t�r?d�nk vel�k. Ez is fontos.

�sszefoglalva - pr�b�ljunk rendszeress�get vinni a kommunik�ci�ba. Seg�tenek a k�nnyen megjegyezhet? id?pontok, illetve az inform�ci� bont�sa mi-volt / mi-lesz / mi-van-folyamatban / �lland�-inform�ci�k szintj�n.

Az “Akkor a kommunik�ci��rt, legyen mondjuk, X a felel?s” probl�ma

“Akkor a kommunik�ci��rt, legyen mondjuk, X a felel?s” - hangzik el egy �l�sen, ahol mindenki megkapja a ter�letet, amivel eg�sz �vben foglalkoznia kell. �s szeg�ny X, nekil�t �s k�zd. Egyed�l, mint a Rambo III. Sajnos nagy az es�ly, hogy a tizedik honlapfriss�t�s �s a huszadik eredm�nytelen “�rd meg, hogy mivel foglalkozt�l az elm�lt h�napban, hogy legyen anyag a h�rlev�lbe” k�r�s ut�n elmegy a kedve az eg�szt?l.

A kulcssz� ebben az esetben a “csapat”. Lehet k�t ember, akik tudj�k t�mogatni, motiv�lni egym�st. Lehet csak egy ember, aki kap egy id?szeletet minden h�nap els? �l�s�n, hogy ott a csapattal egy�tt szedje �ssze a h�reket. Lehet vet�sforg� - a felel?s mell� beosztunk egy seg�d-szerkeszt?t, minden h�napban m�st �s m�st.

�sszefoglalva - csapat, csapat, csapat.

Els?re ennyit.

Trackback URI | Comments RSS