Végső soron azt szeretnénk, hogy mindenki tudjon mindent.
Ez a feladat nagy és nemes. És mint általában a nagy és nemes feladatok, nehezen megfogható, és természetesen számtalan buktatót rejt. Remélem, hogy az alábbi tanulmány segít kicsit könnyebben megfogni a feladatot, illetve felhívja a figyelmet az elkövethető hibákra és jó alternatívákat ad a megoldásukra.
Azt olvastam egy okos könyvben, hogy érdemes egy rövid bemutatkozást is tenni a cikk elejére, hogy barátságosabbnak, egyúttal hitelesnek tűnjön az írás :)
Így engedd meg, hogy bemutatkozzam - P. Tóth András vagyok, ezen cikk írásakor kilencedig éve foglalkozom hallgatók informálásával. A BME mérnök-informatikus szakán számos olyan szerepet töltöttem be, ahol a feladatom annyi volt, hogy minden érintetthez minden információ időben eljusson.
Három évvel ezelőtt egyike lehettem azoknak, akik az egyetemielet.hu hírlevelet alapították (amit ma már több, mint 7000-ren olvasnak) - ez további gondolatokkal, élményekkel bővítette a látókörömet. Ennek megfelelően az itt leírtak sokkal inkább tapasztalat jellegűek, mint teóriák.
A felhalmozott tapasztalatnak, tudásnak azonban nem sok értelme van, így arra gondoltam, hogy megpróbálom összefoglalni néhány tanulmányban, ami ebben a témában a fejemben van és eljuttatni azokhoz, akik most kerülnek abba a helyzetbe, ahol én voltam éveken át. Remélem jó kezekbe kerül, hasznát veszed és akár kiegészítve tovább is adod majd.
Lássunk is neki :)
A “Ki fogja ezt egyáltalán megnézni?” honlap probléma
Egy nagyon különleges élményben volt részem nemrégen - meglátogatott a kollégiumban egy lány, aki annak idején a gimnáziumban volt osztálytársam. Mivel aznap nem jutott még netközelbe, leült a számítógép mellé, majd a levelei átfutása után ellátogatott öt (azaz 5) különböző egyetemi honlapra. “Hát, egyik sem frissült tegnap óta” - sommázta a tanulságot.
Szerintem nem várható el minden hallgatótól, hogy az én lelkes osztálytársamhoz hasonlóan minden nap minden honlapot megnézzen, ami valami fontos információt tartalmazhat.
Kiábrándító érzés, amikor éjszakába nyúlóan órákat töltünk egy honlap frissítésével, majd a következő héten értetlen arcok fogadnak, amikor a felvitt az információra próbálunk hivatkozni.
- “Nem néztem a honlapot egy ideje”.
- “Nem is tudtam, hogy van ilyen honlap”.
Összefoglalva - az egyik feladat, hogy értesítenünk kell az információ célközönségét (küldenünk egy e-mail-t) arról, hogy új információ vált elérhetővé (frissült a honlap).
A “Hogyan érjünk el mindenkit?” probléma
A plakát nem hatékony, előadásokon, szóban hirdetni macerás és időigényes, a honlapot nem nézik minden nap - kézenfekvő megoldás az e-mail.
2007-ben, amikor ezt a cikket írom, azt hiszem már nem merész kijelentés, hogy minden felsőoktatási hallgatónak van e-mail címe, amit, ha nem is naponta, de legalább hetente néz. Ennek megfelelően induljunk ki abból, hogy levelezőlistát fogunk készíteni, ehhez kell e-mail címeket szereznünk.
Felmerül a kérdés: hogyan fogjuk mindenki e-mail címét megszerezni?
Az egyik lehetőség, hogy elkérjük a dékáni hivataltól / bármilyen másik forrástól, aki rendelkezik a hallgatók e-mail címével. Ez sokkal sokkal problémásabb, mint aminek első pillanatban tűnik - az emberek egy része kifejezetten rosszul viseli, ha “kérés nélkül” felírják egy levelezőlistára, van, akinek több e-mail címe van és másikat adna meg szívesen levelezőlistához stb. Ez a lehetőség egy egyenes út a tömeges leiratkozások és a panaszos e-mail-ek hadához.
Egy másik lehetőség, hogy a levelezőlistára történő feliratkozás lehetőségét publikussá tesszük.
Első ötlet, hogy a beiratkozáson, vagy egy látogatott előadáson felírjuk a táblára, hogy “itt van ez a weboldal cím, itt tudsz feliratkozni”, vagy “erre az e-mail címre küldj egy ilyen és ilyen tartalmú levelet”.
A hallgatók lustaságát figyelembe véve ennél ugyan munkásabb, de sokkal hatékonyabb megoldás, ha egyszerűen körbeadunk néhány papírlapot, amikre mindenki felírhatja az e-mail címét. Ha több levelezőlistát csinálunk (lásd később), akkor néhány plusz oszlopban x-ekkel jelölheti, hogy mely listákra szeretne feliratkozni.
Próbálkoztunk azzal, hogy laptop-okat adunk körbe, vagy ott helyben valaki egy laptop-on rögzíti a címeket, hogy ezzel megspóroljuk a papírról elektronikus formába történő bevitelt. Mindkét próbálkozás egyelőre túlságosan lassúnak bizonyult.
Egy apró technikai trükk - érdemes kihangsúlyozni, akár minden lapra egy példa-e-mail-cím-felírás segítségével, hogy csak NAGY NYOMTATOTT BETŰKET használjanak, különben szinte lehetetlen a rögzítés.
Az e-mail címek gyűjtését érdemes az elsősöknél kezdeni, egyrészt beiratkozáson mindenkinek ott kell lennie, másrészt ők még szívesen megadják a címüket. Információhiányban szenvednek és hálásak a segítségért. A felsőbbéveseket nehezebb elérni, nehezebb megfogni. De néhány év alatt a mostani elsősökből is felsőbbéves lesz :)
Összefoglalva - össze kell szednünk az e-mail címeket, az elsősöktől kezdve, legegyszerűbb, ha papíron.
A “Miről legyen szó?” levelezőlista probléma
Ha egy helyre eresztünk 20-50-100-500 embert egy levelezőlistán, mi történik? A társaság egy része elkezdi azt kommunikálni, ami neki fontos.
- “Hol lehet olcsón jegyzetet fénymásolni?”
- “Kiadó albérlet az egyetemhez közel”
- “Bulit rendezünk, gyertek”
- “Ne haragudjatok, nem hiszek az ilyenekben, de hátha mégis - meglátogat a szerencse, ha továbbküldöd 10 ismerősötöknek”
- “Diákigazolvány érvényesítés szeptember 15-től”
Mit tesz az a hallgató, aki nem akar bulizni, csak az egyetemi tudnivalók miatt iratkozott fel? Bosszankodik, küzd az információtengerrel, naponta 5-10 e-mail-t töröl. Rosszabb esetben leiratkozik.
Mi történik az információval, amit a közélet szervezői próbálnak eljuttatni a hallgatókhoz? Elvész a zajban.
Több úton is elindulhatunk a megoldás felé. Az egyik, hogy több levelezőlistát hozunk létre. Mire figyeljünk?
- Évfolyamonként egyet a tanulmányoknak (pl. info2007@valami.hu) és egyet minden másnak (duma2007@valami.hu). Az info@ listára szinte mindenki feliratkozik, a duma listára általában a hallgatók fele.
- Ezek a levelezőlisták nyitottak, tehát minden feliratkozott írhat rá.
- Ha a téma elkalandozna info@ listán, nem árt egy tökös moderátor, aki át tudja küldeni a vitatkozókat duma@ listára.
- Ha a karon belül több szak létezik, erősítheti a szakok közötti kapcsolatot, ha a duma@ listájuk közös.
Egy másik út a megoldás felé, ha “hírlevél-levelezőlistákat” hozunk létre, akár az eddigiek kiegészítéseként. Ebben az esetben az információáramlás egyirányú (közéleti szervezők –> hallgatók). Ilyen lehet pl. egy HÖK Hírek, egy szakkollégiumi hírlevél stb. Gyakori, hogy ezek a hírlevelek a saját feliratkozói táboruk mellett néhány másik levelezőlista vendégszeretetét is élvezik, például ha a HÖK Hírek erősen összefügg a tanulmányokkal, akkor az összes évfolyam info@ levlistájára is kiküldjük.
Összefoglalva - célszerű több levelezőlistát létrehozni, téma szerinti bontásban. A téma azt is meghatározza, hogy levelezőlistáról vagy hírlevélről beszélünk.
Az “Utolsó pillanatban” probléma
Ha rendeztél már kari bulit, akkor tudod, hogy ezer apró dologra kell figyelni. Időpont, helyszín, beengedés, büfé, zene, program, meghirdetés. Hoppá! Persze, nem véletlenül került a legutolsó helyre a sorban a “meghirdetés”, hiszen ahhoz, hogy meg tudjuk hirdetni, tudni kell az időpontot, a helyszínt, hogy mi lesz a program stb. És a legfontosabb, azaz hogy az információ eljusson az emberekhez, hogy “gyertek, buli lesz”, bizony nem ritkán csak néhány nappal a rendezvény előtt történik meg.
Meglepően sokan élnek naptár-függőségben. Bármit is rendezünk, az egyik legfontosabb, hogy jó előre (legalább 1-2 héttel a buli előtt) be tudjuk foglalni a helyet mindenki naptárában, tudatában. A részletek nyugodtan jöhetnek később.
Összefoglalva - jó előre értesítsünk mindenkit a rendezvényekről, az sem baj, ha csak időpontot tudnak és a részleteket csak később csepegtetjük.
A rendszeresség probléma
Azt mondják, hogy minden jó kapcsolat, legyen az baráti, üzleti, akkor jó, ha olyan, mint egy jó házasság. Nem telnek úgy el hetek, hónapok úgy, hogy nem tudunk egymásról semmit. Valamekkora időközönként felvesszük egymással a kapcsolatot, akár csak egy jó sztori, egy apró figyelmesség, vagy csak néhány jó szó erejéig.
A rendszeresség nyugalmat hoz egy kapcsolatba. Jó tudni, hogy minden hétfőn hírt kapok a tanulmányi ügyekről, minden hónap elején jönnek az összegyűjtött állásajánlatok, minden csütörtökön ajánló a következő két hét közéleti és szakmai rendezvényeiről.
Milyen gyakran írjunk? Ez karonként eltérő lehet. Van, ahol hetenként összegyűlik elegendő kommunikálni való, van, ahol kéthetenként, van, ahol csak hónaponként. Sokat segítenek az ökölszabályok (pl. minden héten hétfőn, minden hó első csütörtökén) és az ennek megfelelő naptárbejegyzések.
De miről írjunk ennyit? Információ mindig van, ahol emberek azért dolgoznak, hogy másoknak jó legyen. Az is információ, ha valami volt (pl. sikerrel lezajlott egy rendezvény, íme a képek), ha valami lesz (pl. jön a vizsgaidőszak, erre és erre figyeljetek), vagy ha valami épp folyamatban van (pl. nagy erőkkel dolgozunk az ösztöndíjtáblán, készül a kar standja az Educatio-ra). Vannak állandó információk is (fogadóórák, elérhetőségek, információs csatornák ajánlói).
De nem válaszol a hírlevélre senki? Igen, a tájékoztatás egy ilyen bicikli, az e-mail-es tájékoztatás pedig méginkább ilyen. Az emberek elolvassák és tudomásul veszik. És bár nem írják, de látják és örülnek neki, hogy vagyunk, hogy dolgozunk értük, hogy törődünk velük. Ez is fontos.
Összefoglalva - próbáljunk rendszerességet vinni a kommunikációba. Segítenek a könnyen megjegyezhető időpontok, illetve az információ bontása mi-volt / mi-lesz / mi-van-folyamatban / állandó-információk szintjén.
Az “Akkor a kommunikációért, legyen mondjuk, X a felelős” probléma
“Akkor a kommunikációért, legyen mondjuk, X a felelős” - hangzik el egy ülésen, ahol mindenki megkapja a területet, amivel egész évben foglalkoznia kell. És szegény X, nekilát és küzd. Egyedül, mint a Rambo III. Sajnos nagy az esély, hogy a tizedik honlapfrissítés és a huszadik eredménytelen “írd meg, hogy mivel foglalkoztál az elmúlt hónapban, hogy legyen anyag a hírlevélbe” kérés után elmegy a kedve az egésztől.
A kulcsszó ebben az esetben a “csapat”. Lehet két ember, akik tudják támogatni, motiválni egymást. Lehet csak egy ember, aki kap egy időszeletet minden hónap első ülésén, hogy ott a csapattal együtt szedje össze a híreket. Lehet vetésforgó - a felelős mellé beosztunk egy segéd-szerkesztőt, minden hónapban mást és mást.
Összefoglalva - csapat, csapat, csapat.
Elsőre ennyit.
